Polityka Prywatności

Polityka prywatności i cookies PHILO NEW YORK

Wersja obowiązująca od: 7 października 2026 r.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych związanych z prowadzeniem sklepu https://philonewyork.com jest Anna Kociuga, prowadząca działalność pod firmą PHILO ANNA KOCIUGA, NIP 7292463063, REGON 101791791, ul. Ludwika Zamenhofa 20 lok. 4, 90-517 Łódź, Polska. W sprawach prywatności napisz na customercare@philonewyork.com.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu przetwarzamy imię i nazwisko, adres dostawy i rozliczeń, e-mail, telefon, dane zamówień, rozliczeń i reklamacji, a przy zakupie na firmę także dane firmy i NIP. Przy kontakcie przetwarzamy treść korespondencji. Przy korzystaniu ze strony możemy przetwarzać adres IP, dane urządzenia i przeglądarki, zdarzenia na stronie, identyfikatory cookies i zapis wyborów dotyczących zgód. Dobrowolny quiz „AI Wonderworker – Virtual Stylist” prosi o wybór przedziału wzrostu, koloru oczu i włosów, typu figury i urody oraz preferowanego stylu i fasonu. Zakres danych z opcjonalnych narzędzi zależy od udzielonych zgód i włączonych funkcji.

Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie, a informacje o rozliczeniu i dostawie także od operatorów obsługujących te czynności. Podanie danych jest dobrowolne, ale dane niezbędne do zamówienia, konta lub odpowiedzi są warunkiem wykonania danej czynności. Niepodanie danych wymaganych przepisami uniemożliwia wystawienie odpowiedniego dokumentu rozliczeniowego. Opcjonalne zgody nie są warunkiem zakupu.

3. Cele, podstawy i okresy przetwarzania

• Zakupy i realizacja umowy: przyjęcie zamówienia, rozliczenie, dostawa i obsługa zwrotów — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane przetwarzamy przez czas wykonania umowy; dalsze przechowywanie wynika z obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń.
• Konto: utworzenie i prowadzenie konta — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, przez czas jego prowadzenia.
• Quiz doboru stylizacji: na Twoje żądanie dobieramy propozycje produktów do odpowiedzi udzielonych w quizie „AI Wonderworker” — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym do udostępnienia tej dobrowolnej funkcji. Informacje techniczne związane z korzystaniem z quizu podlegają zasadom opisanym przy cookies i bezpieczeństwie sklepu.
• Obowiązki prawne: dokumentacja podatkowa, rachunkowa i rozpatrywanie ustawowych żądań — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dokumenty podatkowe przechowujemy co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku; okres może się wydłużyć, np. wskutek zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia.
• Kontakt: odpowiedź i obsługa korespondencji dotyczącej umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w pozostałych sprawach art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz uzasadniony interes w komunikacji. Przechowujemy korespondencję przez czas załatwienia sprawy, a jeżeli jest potrzebna do obrony roszczeń — do upływu właściwego terminu przedawnienia.
• Newsletter i marketing e-mailowy: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, do wycofania zgody. Wysyłka wymaga też zgody przewidzianej prawem komunikacji elektronicznej. Po rezygnacji możemy przechować minimalne dane potwierdzające udzielenie i cofnięcie zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przez okres potrzebny do obrony roszczeń.
• Analityka i reklama wymagające zgody: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, do jej wycofania lub zakończenia okresu wskazanego dla danego narzędzia, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej.
• Bezpieczeństwo i ochrona roszczeń:art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes w ochronie sklepu oraz ustalaniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń. Dane przechowujemy przez okres konieczny do danego celu, a dokumentację roszczeń do upływu właściwego terminu przedawnienia, z uwzględnieniem toczących się postępowań.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymywać dostawcy platformy sklepowej i hostingu, operatorzy płatności, przewoźnicy i operatorzy punktów odbioru, dostawcy poczty oraz newslettera, obsługa księgowa i prawna, upoważnione osoby obsługujące zamówienia oraz dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych — w zakresie niezbędnym do ich zadań i stosownie do Twoich zgód. Jeśli wybierzesz logowanie przez Facebooka lub Google w usłudze Shoper ONE, odpowiedni dostawca uczestniczy w uwierzytelnianiu zgodnie z zasadami tej funkcji. Dane ujawniamy organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy.

Nie każdy odbiorca jest podmiotem przetwarzającym na nasze polecenie. Operatorzy płatności, przewoźnicy lub dostawcy niektórych usług mogą działać także jako odrębni administratorzy na zasadach opisanych w ich politykach. Używane w sklepie narzędzia opisujemy poniżej.

5. Cookies i podobne technologie

Cookies to informacje zapisywane w urządzeniu lub z niego odczytywane. Podobne funkcje mogą pełnić inne technologie. Stosujemy rozróżnienie na technologie niezbędne do działania sklepu i realizacji wyraźnie żądanej usługi oraz technologie opcjonalne.

Niezbędne technologie służą m.in. utrzymaniu sesji, koszyka, bezpieczeństwu i zapamiętaniu wyborów dotyczących zgód. Technologie opcjonalne, w tym analityczne, reklamowe i dodatkowych funkcji, wymagają odpowiedniej uprzedniej zgody. Sama wizyta, przewijanie strony lub akceptacja regulaminu nie są taką zgodą.

Możesz zaakceptować tylko technologie niezbędne, wybrać poszczególne kategorie albo zaakceptować wszystkie. Zgody zmienisz lub wycofasz przez link „Ustawienia plików cookies” w stopce sklepu, w sekcji „Ważne linki”. Wycofanie jest równie łatwe jak udzielenie zgody i nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. Cookies możesz też usunąć w przeglądarce; samo usunięcie plików nie zawsze wycofuje zapisane zgody.

Panel zgód sklepu rozróżnia technologie niezbędne, funkcjonalne, analityczne, analityczne usługodawcy i marketingowe. W ustawieniach zgód opisujemy poszczególne kategorie. Sklep ma aktywną integrację Google Ads do pomiaru konwersji i reklam produktowych oraz Meta Pixel do pomiaru zdarzeń i reklam. Integracja Meta może też przesyłać dane o zdarzeniach przez serwer. Wbudowana integracja Google Analytics 4 nie jest obecnie aktywna.

Ustawienia poszczególnych kategorii i zapisane wybory można sprawdzić w panelu „Ustawienia plików cookies”, dostępnym także po pierwszej wizycie przez stopkę sklepu. Poszczególne pliki mogą działać przez czas sesji lub dłużej, zależnie od funkcji i ustawień danego dostawcy. O aktualną listę identyfikatorów, ich dostawców i okresów ważności można zapytać pod adresem kontaktowym.

6. Usługi zewnętrzne i transfery poza EOG

Sklep działa na platformie Shoper (cyber_Folks S.A.); jej usługi obejmują utrzymanie sklepu, bezpieczeństwo i analitykę usługodawcy opisaną w panelu zgód. Wybranemu operatorowi płatności udostępniamy dane konieczne do rozliczenia, a wybranemu przewoźnikowi dane potrzebne do doręczenia przesyłki. W sklepie zainstalowane są aplikacje Tpay Zaufane Płatności, Furgonetka Zwroty, TrustMate i Apilo; sam fakt instalacji nie oznacza, że każda z nich otrzymuje dane każdego klienta. Integracja z Google Ads jest aktywna i obejmuje identyfikatory oraz zdarzenia dotyczące zakupów i aktywności w sklepie. Integracja Facebook for Shoper (Meta) i Meta Pixel są aktywne; mogą obejmować identyfikatory i zdarzenia zakupowe przekazywane przez przeglądarkę oraz serwer. Kod w nagłówku ładuje usługę wyświetlania zdjęć z Instagrama dostarczaną przez Altercode.

Dane z zamówienia mogą być przekazywane właściwym usługodawcom tylko wtedy, gdy dana usługa jest używana do obsługi zakupu, dostawy, zwrotu, opinii lub kontaktu. Zewnętrzne treści, w tym zdjęcia z Instagrama, mogą wiązać się z komunikacją przeglądarki z dostawcą danej usługi.

Dostawcy usług Google i Meta mogą przetwarzać dane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Takie przekazanie odbywa się na podstawie właściwego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, zależnie od dostawcy i usługi: decyzji o odpowiednim poziomie ochrony w zakresie, w jakim obejmuje odbiorcę, albo odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne. Informacje o zastosowanym w konkretnym przypadku mechanizmie i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń można otrzymać pod adresem kontaktowym administratora.

7. Personalizacja i decyzje automatyczne

Dobrowolny quiz „AI Wonderworker – Virtual Stylist” działa jako mechanizm dopasowania produktów na podstawie wybranych odpowiedzi dotyczących wyglądu, sylwetki i preferencji. Wynik ma charakter rekomendacji zakupowej; sam quiz nie rozstrzyga o przyjęciu zamówienia ani o cenie.

Aktywność w sklepie może służyć dopasowaniu i pomiarowi reklam za pomocą narzędzi Google i Meta, jeżeli zgodzisz się na odpowiednie technologie marketingowe. Taka analiza może stanowić profilowanie zainteresowań zakupowych. Możesz w dowolnej chwili wycofać zgodę w ustawieniach cookies.

8. Twoje prawa

Na zasadach przewidzianych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych. Możesz w każdej chwili cofnąć zgodę, bez wpływu na legalność przetwarzania przed jej cofnięciem.

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania, sprzeciw możesz wnieść w dowolnym momencie bez uzasadnienia.

Wnioski kieruj na customercare@philonewyork.com. Jeżeli jest to niezbędne, poprosimy o proporcjonalne informacje umożliwiające potwierdzenie tożsamości. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; o uzasadnionym wydłużeniu terminu i jego przyczynach informujemy w tym czasie. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, https://uodo.gov.pl.

9. Aktualizacja informacji

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się faktyczne zasady przetwarzania lub przepisy. Aktualna wersja jest dostępna na tej stronie. Zmiana polityki sama w sobie nie zastępuje wymaganej zgody.